Gérer la petite caisse dans Odoo

Les étapes en détail

1. Créer le journal Espèces

   Une base belge neuve n'a pas de journal de caisse : seuls Ventes, Achats, Banque et les journaux divers sont créés. Sur le Tableau de bord de l'application Comptabilité, ouvrez le menu ⚙ à côté du titre, puis Ajouter un journal. Dans la fenêtre « Quel type de journal souhaitez-vous ajouter ? », choisissez Espèces. Configuration › Journaux › Nouveau ouvre la même fenêtre.

   Odoo 19Bouton Nouveau du tableau de bord, puis la carte Espèces. Configuration › Journaux › Nouveau marche aussi.
   Odoo 18Le plan belge crée déjà un journal Espèces (code CSH1, compte 570001 Espèces). Utilisez-le, ou renommez-le par le menu de sa carte › Configuration.

2. Régler le journal

   Nom proposé : Espèces (1), à remplacer par exemple par « Petite caisse ». Préfixe de la Séquence : CSH1, d'où des numéros CSH1/2026/00001. Laissez Compte d'espèces vide : à l'enregistrement, Odoo crée le compte 570001 au nom du journal, sous 570000 Caisses - Espèces. Compte d'attente : 499000 Comptes d'attente, où les transactions attendent d'être lettrées. Compte de profit et Compte des pertes reçoivent les écarts de caisse (757100 et 657100).

   Odoo 18Le préfixe s'appelle Code et se trouve dans l'onglet Pièces comptables, bloc Informations comptables.

3. Saisir les dépenses en transactions

   Sur la carte du journal, Transactions, puis Nouveau. Une ligne par ticket : date, libellé (« Timbres »), partenaire si utile, et le montant négatif pour une sortie de caisse : -23,40, puis -18,75 pour le café et le lait. Ajouter & Nouveau enchaîne la ligne suivante, Ajouter & Fermer termine. Chaque ligne crée une pièce du journal, débit du compte d'attente 499000, crédit du compte de caisse.

   Odoo 18Le libellé s'appelle Mémo et vient en dernier ; le bouton d'abandon est une corbeille.

4. Passer les dépenses en charge

   Les lignes restent « à réconcilier » sur le compte d'attente. Dans l'écran de rapprochement, lettrez chacune avec son compte de charge, par exemple 612000 Fournitures de bureau et impressions, à choisir avec votre comptable. Pour les achats qui reviennent (timbres, café), un modèle de lettrage évite de refaire le choix à chaque fois.

   Odoo 18Le plan belge V18 n'a pas de compte 612000 : les services et biens divers sont sur 610000 Services et biens divers.

5. Alimenter la caisse depuis la banque

   Un retrait de 200,00 € au guichet donne deux lignes : -200,00 dans le journal Banque, +200,00 en transaction de la Petite caisse. Lettrez les deux avec le compte 580000 Virements internes : il revient à zéro et la caisse affiche le bon solde.

6. Pourquoi pas une écriture diverse

   Le solde de la carte Petite caisse ne compte que les transactions du journal et les paiements. Une écriture diverse passée sur 570001 n'y entre pas : elle apparaît à part, sous Opérations diverses. En V20, c'est même impossible : le champ Compte d'une écriture diverse refuse les comptes de type Banque et espèces.

   Odoo 19V19 accepte encore 570001 dans une écriture diverse, avec le même défaut de solde.
   Odoo 18Comme en V19.