Créer des tâches par e-mail dans Odoo Projet

Les étapes en détail

1. Vérifier le domaine des alias

   Une adresse de projet a deux parties : un nom, et le domaine après le @. Le domaine se règle une fois pour toute la société, dans Paramètres › Paramètres généraux, bloc E-mails, ligne Domaine alias (par exemple atelier-du-chene.be). Ce réglage demande les droits d'administration.

2. Donner une adresse au projet

   Dans Projet, cliquez sur ⋮ sur la carte du projet, puis sur Paramètres, onglet Paramètres. Dans E-mail du projet, tapez le nom avant le @, par exemple sav. Le champ est vide tant que vous n'avez rien tapé : un projet ne reçoit aucun e-mail par défaut. Dès que le nom est saisi, un bouton permet de copier l'adresse complète ; après l'enregistrement, la carte du projet l'affiche.

   Odoo 19Le champ s'appelle Alias de messagerie, sans bouton de copie.
   Odoo 18Le champ s'appelle Créez des tâches en envoyant un e-mail à, sous la visibilité, sans bouton de copie.

3. Choisir qui peut écrire

   Accepter les e-mails de apparaît dès qu'une adresse est saisie. Tout le monde (le choix par défaut) accepte tout expéditeur. Partenaires authentifiés n'accepte que les adresses déjà présentes dans vos contacts. Abonnés uniquement n'accepte que les abonnés du projet. Pour un service après-vente, gardez Tout le monde, puis enregistrez.

4. Ce que devient l'e-mail reçu

   Chaque nouvel e-mail crée une tâche dans la première étape du projet. L'objet devient le titre (« Pas de sujet » s'il est vide). L'expéditeur devient le client de la tâche : Odoo reprend le contact qui porte cette adresse (ici Cabinet Lemaire, déjà client), ou en crée un. Le corps du premier e-mail remplit la description, sans la signature ni le texte cité. Les utilisateurs internes placés dans « À » sont assignés, et les contacts connus en « À » ou en copie deviennent abonnés de la tâche. Une réponse à un e-mail d'Odoo ne crée pas de tâche : elle rejoint la tâche d'origine. Les étapes du projet (ici Nouveau, En cours, Terminé et Annulé, repliée) sont celles qu'Odoo 20 pose sur un projet créé depuis sa fiche.

   Odoo 19Les adresses en copie, et celles de « À » qui ne sont pas des utilisateurs internes, sont gardées dans le champ de copie de la tâche ; Odoo 20 a retiré ce comportement. Odoo 19 ne crée aucune étape d'office : celles du projet ont été créées au préalable.
   Odoo 18La description reprend le corps entier, signature comprise, et personne n'est assigné d'après « À ». Un expéditeur inconnu devient un contact nommé par la ligne « De » brute, par exemple « Cabinet Lemaire » : d'où l'intérêt d'avoir le client déjà dans vos contacts, avec son adresse. Pas d'étapes d'office non plus : elles ont été créées au préalable.

5. Quand l'expéditeur est refusé

   Avec Partenaires authentifiés ou Abonnés uniquement, un expéditeur qui ne remplit pas la condition n'est pas ignoré en silence : Odoo lui répond par un e-mail « Re: » suivi de l'objet d'origine, qui dit que le message n'a pas été accepté par l'adresse [email protected]. Aucune tâche n'est créée. Ce refus est rédigé dans la langue de l'expéditeur s'il est connu ; un inconnu le reçoit dans la langue de l'utilisateur qui relève le courrier, souvent en anglais (« Dear Sender »). Si un client se plaint de ce refus, passez le réglage à Tout le monde, ajoutez son adresse à sa fiche contact ou, avec Abonnés uniquement, ajoutez-le aux abonnés du projet.

6. Le serveur de courrier entrant

   Odoo ne crée une tâche que si l'e-mail lui parvient. Sur un serveur que vous gérez, il faut que les e-mails du domaine arrivent dans Odoo : dans Paramètres › Paramètres généraux, bloc E-mails, cochez Utiliser les serveurs de messagerie personnalisés, puis ouvrez le lien Serveurs de messagerie entrants pour déclarer la boîte à relever. Sans cela, l'alias est bien réglé mais rien n'arrive, et l'expéditeur ne reçoit aucun refus.